CAF centrum Úradu pre normalizáciu, metrológiu a skúšobníctvo SR zorganizovalo 20. júna 2025 online konferenciu k riadeniu internej dokumentácie, ktorá bola určená pre organizácie verejnej správy.

Mottom konferencie bolo:

Zajtrajšie „prečo?“ má dnes svoju odpoveď v dokumentácii.

Interná dokumentácia nie je len o “papieroch”, nie je to byrokratický nadbytok, ktorý musíme dodržiavať. Je to predovšetkým nástroj, ktorý organizácii umožňuje fungovať efektívne, predvídateľne a transparentne. Dobre riadená interná dokumentácia je pilierom:

• kvality poskytovaných služieb,
• riadenia rizík a znižovania chýb,
• rozvoja organizácie a odovzdávania skúseností,
• podpory inovácií a kontinuálneho zlepšovania.

Náležitú pozornosť musíme v organizáciách venovať aj tvorbe internej dokumentácie. Často pri nej narážame na dilemu medzi „čo najjednoduchšie“ a „čo najpodrobnejšie“. Všeobecne platí, že dokumentácia by mala byť:

• účelná – zachytávala potrebné informácie, nie viac, ani menej,
• prehľadná – aby ju mohli efektívne využívať všetci zamestnanci,
• aktuálna – aby bola pravidelne revidovaná a odrážala realitu,
• prístupná – aby bola k dispozícii tým, ktorí ju potrebujú, keď ju potrebujú,
• zrozumiteľná – aby nebola nečitateľným labyrintom byrokracie.                          

V praxi verejnej správy platí jednoduché pravidlo: Dobre vedená dokumentácia šetrí čas, predchádza chybám, uľahčuje kontrolu aj audit, a zároveň chráni samotných zamestnancov.

Cieľom online konferencie organizovanej CAF centrom bolo prezentovanie spôsobu riadenia internej dokumentácie v štyroch rôznych organizáciách, výmena dobrej praxe a vzájomné inšpirovanie sa. 

Online konferencie sa zúčastnilo 250 zástupcov organizácií verejnej správy z celého Slovenska. Zastúpenie medzi účastníkmi mali zamestnanci ústredných orgánov štátnej správy, štátnych inštitúcií a úradov, samospráv, zariadení sociálnych služieb, stredných a vysokých škôl a ďalších. Účastníci mali vytvorený priestor na položenie svojich otázok prednášajúcim priebežne počas jednotlivých prednášok prostredníctvom chatu, ale aj po prezentácii príspevku. Najviac zarezonovali otázky zamerané na oboznamovanie zamestnancov s internou dokumentáciou, jej aktualizáciou, ale aj praktické otázky ohľadom konkrétnych riešení v rámci procesu riadenia internej dokumentácie.

Príspevky jednotlivých prezentujúcich:

1. Riadenie internej dokumentácie v MINISTERSTVE OBRANY SR

2. Riadenie internej dokumentácie v ÚRADE PRE NORMALIZÁCIU, METROLÓGIU A SKÚŠOBNÍCTVO SR

3. Riadenie internej dokumentácie v SLOVENSKEJ NÁRODNEJ KNIŽNICI

4. Riadenie internej dokumentácie v MESTSKOM ÚRADE ŽILINA

Všetkým prednášajúcim ešte raz ďakujeme za ich ochotu zdieľať svoje skúsenosti a účastníkom za ich záujem o zlepšovanie vo verejnej správe, ako aj za ich otázky v rámci diskusie.

Aktualizované 25.06.2025